Privacyreglement

Privacyreglement cliëntregistratie i.h.k.v. de Wet Europese Privacywet, AVG gelden vanaf 25 mei 2018 van MAA coaching betrekking hebbend op registratie ten behoeve van re-integratiedoeleinden, (loopbaan-paarden-wandel)coaching.

Is Geregistreerd bij het College Bescherming Persoonsgegevens onder nummer m1446876 te Den Haag.

Artikel1. Algemene en begripsbepalingen

a. Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Europese Privacywet, AVG geldig vanaf 25 mei 2018.

Voor een goede begeleiding is het noodzakelijk dat wij, als uw begeleider, een (digitaal) dossier aanleggen. Uw dossier bevat aantekeningen over uw omstandigheden en gegevens over uitgevoerde begeleiding. Uw dossier kan ook gegevens bevatten van andere behandelaars/begeleiders, begeleidende instanties/bedrijven bijv. het UWV.

b. Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

c. Bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven alsmede gegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging en strafrechtelijke gegevens.

d. Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens.

e. Verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

f. Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

g. Betrokkene/deelnemer/cliënt: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.

h. Gebruiker persoonsgegevens: degene die als medewerker of anderszins geautoriseerd is persoonsgegevens te verwerken.

i. Derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker die gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.

j. Opdrachtgever: een natuurlijke of rechtspersoon die aan Mobiliteits Adviesbureau Apeldoorn een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven.

k. Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.

l. Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

m. burgerservicenummer: het nummer zoals geformuleerd in de Algemene wet inzake rijksbelastingen.

n. Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.

o. Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.

p. Standaardgegevensset: set van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een totaal mobiliteitstraject.

Artikel 2. Organisatie en verantwoordelijkheden

Mobiliteits Adviesbureau Apeldoorn wordt aangemerkt als verantwoordelijke als bedoeld in artikel 1, onder e Bewerker, zoals bedoeld in artikel 1 onder f is mevrouw B.J. van Rheenen.

Artikel 3. Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Mobiliteits Adviesbureau Apeldoorn.

Artikel 4. Doel van de verwerking van persoonsgegevens

1. Mobiliteits Adviesbureau Apeldoorn verwerkt gegevens ten behoeve van de volgende doelen:

a) adviseren organisaties op het gebied van mens en arbeid, wat bestaat uit:

1. gegevens uitwisseling mbt betrekking tot re-integratie- en outplacementtrajecten

2. rapportage en verantwoording ten behoeve van uitgevoerde psychologische onderzoeken

3. rapportage en verantwoording bij ongewenste omgangsvormen binnen organisaties waarbij Mobiliteits Adviesbureau Apeldoorn is ingeschakeld als extern vertrouwenspersoon

b) Mobiliteitstrajecten van cliënten:

1. de verwerking heeft ten doel de mobiliteit van betrokkenen/cliënten te bevorderen door middel van diverse gerichte trainingen op het verkrijgen en behouden van werk, begeleidings- en bemiddelingstrajecten naar betaald werk. Een apart ingezet produkt of dienstverlening (in plaats van een volledig traject) om te komen tot het beoogde resultaat valt hier eveneens onder.

2. Communicatie en rapportage met betrokkene/deelnemer/cliënt in het kader van de overeengekomen doelstelling.

3. De door de opdrachtgever verstrekte gegevens zijn uitsluitend bestemd voor het doel waarvoor ze zijn gegeven.

4. Communicatie met en rapportage aan de opdrachtgever om verantwoording af te leggen.

5. Gegevensuitwisseling ten behoeve van tevredenheidsonderzoeken.

6. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

7. persoonsgegevens ten behoeve van (loopbaan-paarden-wandel)coaching.

8. Voor het maken van afspraken gebruiken wij een papieren agenda, waarin uw naam en telefoonnummer worden genoteerd. Deze agenda dient als basis  voor de financiële- en uren administratie.

2. Persoonsgegevens worden niet verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

1. Voor mobiliteit in de vorm van een traject of individuele produkten of dienstverlening worden de volgende gegevens verwerkt:

a) de gegevens van de standaardgegevensset bedoeld in artikel 1 onder p

Artikel 6 Verwerking van de persoonsgegevens

1. De verantwoordelijke, verwerker en gebruiker zijn aanspreekbaar voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens en voor naleving van de bepalingen van dit reglement. Hun handelen met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens en de verstrekking van gegevens, wordt bepaald door dit reglement.

2. De persoonsgegevens worden verkregen van de betrokkene, deelnemer, cliënt, cursist en met diens medeweten van de opdrachtgever.

3. De gebruiker en indien van toepassing de verantwoordelijke en/of verwerker, deelt aan betrokkene, deelnemer, cliënt, cursist voor het verkrijgen van de gegevens zijn identiteit mede en controleert die van de betrokkene, deelnemer, cliënt. De doeleinden van de verwerking van de gegevens wordt door de gebruiker medegedeeld aan de betrokkene, deelnemer, cliën.

4. In geval de persoonsgegevens anders dan van de betrokkene, deelnemer, cliënt, cursist zelf worden verkregen, deelt de gebruiker en indien van toepassing de verantwoordelijke en verwerker dit mede aan de betrokkene, deelnemer, cliënt, cursist, op het moment van vastlegging van hem betreffende gegevens of wanneer de gegevens bestemd zijn om te worden verstrekt aan een derde. Bovenstaande mededeling behoeft niet indien betrokkene, deelnemer, cliënt, cursist daarvan al op de hoogte is.

5. De verantwoordelijke treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens. Hij draagt tevens zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

6. Persoonsgegevens worden verwerkt indien de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is.

7. De verwerking van gegevens inzake etniciteit en gezondheid worden verwerkt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene/deelnemer/cliënt/.

Artikel 7. Toegang tot de persoonsgegevens

a. Alleen die gebruikers (geautoriseerde medewerkers) hebben toegang tot de persoonsgegevens en bevoegd tot verwerking ervan voor zover dat noodzakelijk is voor de opgedragen taken en taakuitoefening, zoals vastgelegd in de functieomschrijving.

b. Een ieder die toegang heeft tot persoonsgegevens heeft een geheimhoudingsplicht terzake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang kennis heeft genomen.

c. Derden die door Mobiliteits Adviesbureau Apeldoorn zijn ingehuurd om werkzaamheden te verrichten, hebben toegang tot de verwerkingen van persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening en worden via een overeenkomst gehouden aan de geheimhoudingsplicht.

Artikel 8. Beveiliging van persoonsgegevens

a. Er wordt zorgvuldig omgegaan met persoonsgegevens. Hiertoe worden de gegevens beveiligd en daartoe maatregelen getroffen onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke.

b. Alleen die personen worden geautoriseerd om in de digitale bestanden gegevens te verzamelen, vast te leggen en te bewerken die dat uit hoofde van artikel 7 onder a doen.

c. Regelmatig worden back ups gemaakt van de digitale bestanden ter voorkoming van beschadiging of verlies van digitale bestanden

d. Wijziging in de persoonsgegevens door een onbevoegde medewerker, leidt tot arbeidsrechtelijke maatregelen.

e. Dossiers in hardcopy worden altijd achter slot bewaard.

f. Dossiers worden alleen meegenomen naar een andere locatie, indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. Dossiers worden nimmer bewaard op een onbeschermde plaats.

g. Indien persoonsgegevens/dossiers ontvreemd worden door verwijtbare nalatigheid van de gebruiker leidt dit tot arbeidsrechtelijke maatregelen.

h. Een verklaring van een accountant of gelijkwaardige deskundige over de verwerking van informatie en de beveiliging ervan zal op verzoek van een opdrachtgever afgegeven worden.

Artikel 9. Verstrekking van persoonsgegevens

a. Tenzij zulks noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift is voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden (zoals de opdrachtgever) de toestemming van de betrokkene, deelnemer, cliënt.

b. Verstrekking van gegevens aan derden (zoals de opdrachtgever) geschiedt slechts voor zover dit overeenkomt met het doel waarvoor ze zijn verzameld.

c. De gebruiker geeft alleen die gegevens aan derde (zoals de opdrachtgever) die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht en de bewaking van de vorderingen.

d. Verstrekking van bijzondere gegevens aan derden (zoals de opdrachtgever) geschiedt slechts na uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, deelnemer, cliënt, tenzij de verstrekking van de bijzondere gegevens uitdrukkelijk is toegestaan op grond van de wet.

Artikel 10. Inzagerecht

a. De betrokkene, deelnemer, cliënt, cursist heeft recht op inzage in en afschrift van de op zijn/haar persoon betrekking hebbende gegevens. De betrokkene, deelnemer, cliënt, cursist dient daartoe een schriftelijk verzoek in te dienen.

b. Een verzoek dient te worden ingediend bij: Mobiliteits Adviesbureau Apeldoorn, Spadelaan 212, 7331 AL APELDOORN.

c. Alvorens een verzoek in te willigen draagt de verantwoordelijke zorg voor de vaststelling van de identiteit van de verzoeker of diens wettelijke vertegenwoordiger. Indien het verzoek wordt gedaan door de wettelijke vertegenwoordiger van de betrokkene, deelnemer, cliënt, cursist is een schriftelijke machtiging tot vertegenwoordiging vereist.

d. Aan een verzoek als bedoeld in dit artikel onder a) wordt binnen vier weken na ontvangst van het verzoek voldaan.

e. Het recht op inzage wordt alleen toegestaan aan de betrokkene, deelnemer, cliënt, of diens gemachtigde en dienen zich te kunnen legitimeren.

f. De inzage geschiedt in de regel op de locatie van de gebruiker. Indien de betrokkene, deelnemer, cliënt, om medische of dringende persoonlijke redenen niet in staat is persoonlijk te verschijnen, worden afschriften van de stukken verzonden naar de betrokkene, deelnemer, cliënt.

g. De verantwoordelijke kan weigeren aan een verzoek om inzage en/of een afschrift van de betrokken persoonsgegevens te voldoen voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen en de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten.

h. Voor de verstrekking en verzending van afschriften mag een vergoeding in rekening worden gebracht. De hoogte van deze vergoeding is vastgelegd in het Besluit kostenvergoeding rechten betrokkene WBP, zoals verwoord is in bijlage 2.

Artikel 11. Correctierecht

a. Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de betrokkene, deelnemer, cliënt, afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.

b. Zijn opgenomen gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet terzake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking, dan dient de betrokkene, deelnemer, cliënt, een schriftelijk verzoek in bij de verantwoordelijke waarin verzocht wordt om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de gegevens. De verantwoordelijke beslist niet voordat de medewerker die de gegevens heeft verzameld of diens opvolger of waarnemer, is gehoord.

c. De gegevens die verkregen zijn van derden kunnen niet rechtstreeks worden verbeterd, aangevuld of verwijderd. Voor wijziging of verwijdering van deze gegevens dient de betrokkene, deelnemer, cliënt, zich te wenden tot de organisatie die deze gegevens heeft aangeleverd.

d. Binnen vier weken na ontvangst van het verzoek bericht de verantwoordelijke de verzoeker schriftelijk of, dan wel in hoeverre aan het verzoek wordt voldaan. Een weigering is met redenen omkleed.

e. Verwijdering blijft achterwege voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

f. De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

g. In geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van betrokkene, deelnemer, cliënt, cursist de gegevens zijn verwijderd.

Artikel 12. recht van verzet

a. Indien gegevens worden verwerkt in verband met de totstandbrenging of instandhouding van een directe relatie tussen de verantwoordelijke of een derde en de betrokkene, deelnemer, cliënt, met het oog op werving voor commerciële of charitatieve doelen, moet er uitdrukkelijk voor deze verwerking toestemming worden gegeven door de betrokkene, deelnemer, cliënt.

b. De betrokkene, deelnemer. cliënt, kan tegen hetgeen in lid a. wordt genoemd bij de verantwoordelijke te allen tijde verzet aantekenen.

c. In verband met bijzondere persoonlijke omstandigheden kan de betrokkene, deelnemer, cliënt, te allen tijde tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens bij de verantwoordelijke verzet aantekenen.

d. De verantwoordelijke zal in geval van verzet maatregelen treffen om deze vorm van verwerking terstond te beëindigen.

Artikel 13. Bewaartermijnen

a. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene, deelnemer,cliënt, te identificeren dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.

b. Voor het bewaren van persoonsgegevens gelden de termijnen die in de onderscheidende wettelijke regelingen zijn opgenomen danwel zijn overeengekomen. tot een

c. re-integratieopdracht, waaronder ook is bepaald een mobiliteitstraject van UWV vijf jaar na afsluiten dossier. Deze termijnen gelden, tenzij anders bepaald is. Voor het bewaren van gegevens waarvoor geen wettelijke basis is, wordt de bewaartermijn bepaald in overleg met de opdrachtgever en de betrokkene, deelnemer, cliënt.

d. Na beëindiging van de met de opdrachtgever gesloten overeenkomst worden alle tot de natuurlijke persoon terug te herleiden gegevens vijf jaar na afsluiten dossier van de betrokkene, deelnemer, cliënt, waarvan de opdracht van UWV afkwam, verwijderd.

e. De gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht blijven tien jaar bewaard. Deze gegevens zijn niet rechtstreeks terug te herleiden naar de persoon.

f. Binnen drie maanden na verstrijken van de bewaartermijn worden de gegevens vernietigd.

Artikel 14. Klachten

a. Indien de betrokkene, deelnemer, cliënt van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien hij andere reden heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de verantwoordelijke.

b. De verantwoordelijke zal de klacht conform het geldende klachtenreglement in behandeling nemen.

Artikel 15. Rechtsbescherming

a. Binnen 6 weken na ontvangst van het antwoord op diens verzoek om inzage en correctie kan de betrokkene, deelnemer, cliënt, zich wenden tot de arrondissementsrechtbank met het schriftelijke verzoek de verantwoordelijke alsnog te bevelen diens verzoek of af te wijzen of te honoreren.

b. De betrokkene, deelnemer, cliënt, of diens wettelijke vertegenwoordiger kan zich ook binnen de beroepstermijn tot het College wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan alsnog beroep worden ingesteld binnen zes weken nadat van het College bericht ontvangen is dat de behandeling van de zaak is beëindigd.

Artikel 16. Slotbepalingen

a. Dit reglement ligt altijd ter inzage bij : Mobiliteits Adviesbureau Apeldoorn , Spadelaan 212, 7331 AL APELDOORN

b. Het privacyreglement is aangemeld bij het College op 24 april 2006, laatstelijk gewijzigd per 17 juni 2018. (is het College Bescherming Persoonsgegevens, waarvoor je aangemeld dient te zijn)

c. Ieder jaar wordt op organisatieniveau gerapporteerd over aantal meldingen met betrekking tot inzage- en correctie, aantal toegestane wijzigingen/corrrecties, aantal afwijzingen van verzoeken

d. Dit privacyreglement kan worden aangehaald als “Privacyreglement voor verwerking persoonsgegevens Mobiliteits Adviesbureau Apeldoon.”

Apeldoorn
juni 2018